Conferință telefonică: sfaturi despre pregătire, costuri, moderare

Conţinut

• Ce este o conferință?
• Cum funcționează conferința?
• Furnizor de apeluri de conferință
• Diferite modele de prețuri pentru apeluri de conferință
• Ce costă într-adevăr o conferință?
• De ce aveți nevoie pentru o conferință?
• Probleme tipice cu conferințele
• Cum pot fi evitate erorile în telco?
• Sarcinile și funcția moderatorului
• Cum funcționează o conferință cu un telefon mobil?

O conferință telefonică este instrumentul perfect pentru a discuta cu ușurință, rapiditate și ieftin despre chestiuni profesionale cu mai mult de două persoane - fie că este vorba de proiecte sau prezentări. Pentru aceasta nu este necesar un efort tehnic prea mare. Un simplu telefon sau telefon mobil este suficient pentru „Telco” modern. Cu toate acestea, există câteva reguli importante pentru conferințele pe care ar trebui să le acordați atenție în prealabil. Listele noastre de verificare vă arată care ...

Ce este o conferință?

Conferințele telefonice sau așa-numitele conferințe telefonice sunt întâlniri în care vă puteți auzi doar, dar nu vă puteți vedea. Termenul de conferință telefonică - cunoscut și prin abrevierea sa Telko sau TK - este de obicei folosit pentru apelurile telefonice cu mai mult de doi participanți. Cu trei până la patru participanți, se vorbește despre o conferință cu trei căi sau o conferință cu patru căi. Tot ceea ce depășește acest lucru în ceea ce privește participanții este doar un telefon. În plus, se face distincție în conferințele telefonice în funcție de tipul de conexiune:

• Procedură de apelare
  Participanții se conectează independent la conferință - echipați cu datele de acces adecvate - și trebuie să se autentifice cu un PIN.
• Procedură de apelare
  Participanții sunt chemați de operatorul furnizorului de telecomunicații sau de către organizator și conferința este „preluată”. Deși procesul este mai convenabil, este, de asemenea, mai scump pentru organizator, deoarece acesta suportă și toate taxele de conectare.

Cum funcționează conferința?

O conferință telefonică poate fi configurată și implementată rapid. Între timp, există numeroși - în unele cazuri gratuit - furnizori de telco pe internet (mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare). Nu trebuie îndeplinite marile premise.

Nu este necesar un sistem telefonic modern. Un simplu telefon sau telefon mobil este tot ceea ce este necesar pentru o întâlnire tele. Deci, dacă doriți să începeți o conferință telefonică cu trei sau mai mulți participanți, aveți nevoie doar de trei pași simpli:

• Înregistrați o conferință
  Pentru a iniția conferința, trebuie să înregistrați conferința la furnizorul selectat. Această înregistrare este de obicei necesară o singură dată și este de obicei posibilă deja pe site-ul furnizorului de telecomunicații. Pentru a face acest lucru, de obicei aveți nevoie doar de un nume și o adresă de e-mail (furnizorii gratuiți le pot utiliza comercial) - sau o adresă de facturare (pentru furnizorii de telecomunicații plătite).
• Comunicați datele de acces
  Vi se va aloca, de obicei, așa-numita sală de conferință. Toți participanții pot apela ulterior în această cameră virtuală. În acest scop, sala de apeluri de conferință are o cheie de date în două părți - un număr de telefon (număr de apelare) și un cod PIN de conferință (cod de accesare, PIN de accesare sau PIN de conferință). Cu datele, oricine poate apela de oriunde cu telefonul, iPhone-ul sau alt smartphone.
• Porniți o conferință
  Dacă toți participanții au un număr și un cod PIN, puteți începe. Aranjați o oră, formați și începeți o conferință. De obicei este nevoie de cel puțin doi participanți pentru a intra în cameră. Unii furnizori de telecomunicații au un așa-numit lider de conferință - mai ales din motive de securitate. Are propriul său PIN de lider de conferință și este, de asemenea, cel care activează conferința pentru toată lumea. Până atunci, restul participanților adesea aud doar muzică în așteptare.

Furnizor de apeluri de conferință

Un apel de la telefonul de acasă sau de la birou vă conectează doar la o altă persoană. Pentru o conferință cu mai mult de doi participanți, trebuie să utilizați un anumit furnizor sau software.

Pe care îl alegeți depinde, pe de o parte, de așteptările sau cerințele furnizorului - pe de altă parte, desigur, de prețul ofertei. Vă prezentăm diferiți furnizori cu care puteți ține o conferință telefonică:

• Conferință telefonică germană
  Furnizorul deutsche-telefonkonferenz.de face publicitate cu un „apel telefonic 100% gratuit”. Deci nu trebuie să plătiți taxe suplimentare, trebuie să plătiți doar pentru un apel fix. După înregistrare, veți primi datele de acces prin e-mail și puteți începe imediat. Numărul de participanți și durata conferinței sunt nelimitate.
• SmartConference
  Folosiți o mulțime de conferințe, pentru întâlniri regulate, pentru întâlniri cu clienții sau pentru a lucra în echipă? Apoi, puteți efectua un abonament lunar pentru 9.90 cu furnizorul SmartConference. Până la 5 participanți se pot alătura Telko la acest preț fix. Pentru grupurile mai mari există tarife mai scumpe pentru până la 25 de participanți.
• Whatsapp
  Sunt posibile nu numai mesaje scurte, ci și conferințe telefonice prin Whatsapp. În aplicație, puteți crea cu ușurință un apel de grup și puteți adăuga până la șapte contacte. Ușor, rapid și gratuit. Ideal pentru utilizatorii privați, dar pentru unele companii această variantă nu este suficient de profesională. În plus, trebuie, desigur, să fiți conectat la toți participanții prin Whatsapp.
• Skype
  Serviciul Microsoft Skype oferă și o funcție pentru apeluri de grup. Pentru a face acest lucru, trebuie să adăugați participanții doriți la un grup folosind contactele dvs. sau căutarea. Odată ce acest lucru a fost creat, puteți începe apelul de grup. Dacă toți participanții utilizează software-ul Skype, acest tip de conferință este gratuit.
• Conferința de afaceri Telekom
  Deutsche Telekom oferă propriul serviciu de conferință telefonică, care permite atât conferințe simple, cât și conferințe web. În plus față de conversație, documentele pot fi, de asemenea, partajate sau prezentări prezentate. Când se facturează în funcție de utilizare, costurile sunt în jur de 10 cenți pe minut și participant. O conferință telefonică de 30 de minute cu 5 participanți ar costa aproximativ 15 euro. Dar există, de asemenea, modele forfetare pentru un număr diferit de participanți.
• Meebl
  Meeble face publicitate mai multor puncte: gratuit, fără înregistrare, fără publicitate și fără spam. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți adresa de e-mail și un cod afișat - camera pentru conferință este configurată și poate fi utilizată. Veți primi numere de apelare gratuite din Germania, Austria și Elveția. Dacă doriți să sprijiniți serviciul, puteți alege voluntar un număr cu taxă.

Alți furnizori (parțial taxabili) în ordine alfabetică fără rating: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonference. VoiceMeeting, Woopla.

Diferite modele de prețuri pentru apeluri de conferință

În ciuda unei selecții largi de furnizori diferiți, modelele de prețuri pot fi împărțite în doar două categorii. Atunci când alegeți o soluție adecvată, puteți alege dintre acestea (și un furnizor asociat):

• Facturare bazată pe utilizare
  Plata se face aici pe minut și pe participant. Furnizorii măsoară exact câte participanți au fost chemați în conferință și pentru ce perioadă de timp. Înmulțit cu tariful menționat, rezultă suma facturii.
• Tarif forfetar cu abonament
  Un preț fix pe care să-l cheltuiți în conferințe telefonice atât de des și cât doriți. Suma prețului abonamentului se bazează pe numărul de participanți. În jur de 10 euro pe lună pentru apeluri cu până la 7 utilizatori.

Cel mai bine este să aflați ce opțiune merită pentru dvs. Conferințele telefonice frecvente cu o durată lungă și mulți participanți sunt semnificativ mai scumpe în prima variantă. Pe de altă parte, dacă vă invită foarte rar la telco în grupuri mici, este posibil să plătiți prea mult cu tariful forfetar.

Ce costă într-adevăr o conferință?

Mulți furnizori anunță că apelurile lor de conferință sunt gratuite - la o inspecție mai atentă, acest lucru nu este adesea adevărat: Fie există restricții privind numărul de participanți, fie primul pas - înregistrarea - este gratuită. Chiar dacă nu există obligații contractuale sau costuri lunare, există de obicei taxe mici pe minut pentru timpul de convorbire în timpul conferinței.

Care costuri apar, depinde, de asemenea, de unde se formează abonații respectivi în rețea. De regulă, fiecare participant plătește costurile de conectare la rețeaua fixă ​​germană. Acestea depind de furnizorul de telefonie respectiv: Dacă aveți un tarif fix în rețeaua fixă ​​germană, nu va trebui să plătiți taxe separate;

Totuși, sunt de conceput și participanții din străinătate care nu au condiții speciale pentru rețeaua fixă ​​germană. În funcție de furnizor, există și opțiunea ca liderul conferinței să își asume taxele pentru conferința telefonică pentru toată lumea. În astfel de cazuri, este apoi scos un abonament corespunzător.

De ce aveți nevoie pentru o conferință?

Înainte de a selecta furnizorul potrivit de apeluri de conferință, ar trebui să faceți câteva gânduri formale despre conferința în sine. Aceste criterii au un impact asupra alegerii furnizorului și, prin urmare, asupra costurilor conferinței:

• Numărul de participanți: Câți participanți iau parte la telco?
• Origine: Apelanții din străinătate apelează?
• Cheltuieli: Cine plătește taxe pentru conferință?
• Funcții suplimentare: Aveți nevoie de servicii precum controlul web (pentru prezentări paralele) sau o funcție de înregistrare?

De regulă, conferințele standardizate și furnizorii sunt suficienți pentru până la zece participanți. Cu toate acestea, ar trebui să acordați o atenție deosebită internaționalității apelanților și o limitare a numărului de participanți, altfel poate deveni rapid scump.

Probleme tipice cu conferințele

În ciuda tehnologiei simple, lucrurile pot merge prost cu conferința. Problemele frecvente includ:

• Dificultăți de apelare
  În conferințele telefonice există adesea cel puțin o persoană care nu reușește să apeleze - fie pentru că datele de acces sunt incorecte (sau au fost notate incorect), fie pentru că software-ul folosit (de exemplu cu Skype) este depășit.
• conexiune
  Nimeni nu poate face nimic în acest sens, dar este enervant atunci când participanții zboară în mod repetat din conferință și trebuie să apeleze din nou din cauza unei conexiuni slabe (radio), de exemplu.
• Zgomot de fundal
  Dacă participanții ascultă muzică în fundal, fereastra este deschisă sau participanții au uitat pur și simplu să apese butonul de mut în timp ce vorbesc cu o altă persoană din birou, este extrem de enervant.
• Disciplina vorbirii
  Deoarece nimeni nu se vede, nu există o comunicare non-verbală care să semnaleze, de exemplu, cine va avea cuvântul în continuare. Efect: Este dificil să coordonezi cine vorbește când. Fie toți răspund la o întrebare în același timp, fie niciuna.

Cum pot fi evitate erorile în telco?

Mai jos vă oferim și un document PDF pe care îl puteți descărca gratuit, care conține multe sfaturi pentru pregătirea și organizarea conferințelor telefonice. Acest lucru va evita nenorocirile enervante și va contribui la succesul conferinței.

Descărcați pentru a evita erorile

Sarcinile și funcția moderatorului

În calitate de moderator, aveți un rol special de jucat în timpul conferinței. Aduc ordine pentru a vorbi. Sunteți responsabil pentru următoarele sarcini:

• deschidere
  Salutați pe toți cei prezenți. Ei explică de ce are loc serviciul de telecomunicații și despre ce va fi vorba în cursul următor.
• introducerea participanților
  Dacă nu este o conferință telefonică obișnuită sau dacă există noi participanți, ar trebui să vă prezentați pe toți unul pentru celălalt pentru a crea o atmosferă plăcută de discuție.
• coordonare
  Sarcina dvs. principală este să coordonați discursurile individuale și să conduceți discuția. Cel mai ușor lucru de făcut este să acordați (și să retrageți) cuvântul participanților.
• timp
  Fii cu ochii pe ceas, astfel încât timpul de apelare în conferință să nu fie depășit. Asigurați-vă că și agenda este rezolvată.
• rezumat
  Moderatorul închide conferința. La final, ar trebui să rezumați rezultatele, să prezentați pașii următori și să indicați când va avea loc următoarea întâlnire.

Cum funcționează o conferință cu un telefon mobil?

În principiu, apelurile de conferință cu un telefon mobil sau iPhone nu funcționează diferit față de altele. Mai presus de toate, trebuie să vă asigurați că telefonul dvs. mobil are o durată suficientă de viață a bateriei - apelurile mai lungi pe telefonul smartphone sunt adesea adevărate bătăi de cap. De asemenea, ar trebui să vă asigurați în avans că contractul dvs. de telefonie mobilă include o rată fixă ​​pentru rețeaua fixă. Aceasta este singura modalitate de a păstra conferința cu adevărat gratuită pentru dvs.

În timpul unei conferințe cu un telefon mobil Aplicații precum serviciul de mesagerie Whatsapp sunt recomandate în special. Atât utilizatorii unui iPhone, cât și proprietarii unui smartphone Android se pot descurca la fel de ușor fără aplicații suplimentare, deoarece telefonul mobil include de obicei această funcție. Principiul este identic: mai întâi trebuie să apelați pe cineva care trebuie să vă apeleze pentru a putea adăuga alți participanți printr-un simbol telefonic cu semnul plus. Vă rugăm să rețineți: participanții trebuie să fie salvați pe telefoanele lor mobile. În plus, conferința este deconectată în momentul în care închideți telefonul.